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संचालन

दस्तावेज़ और बैक-ऑफिस स्वचालन

एक छोटे व्यवसाय में सबसे महंगा घंटा वह है जो फिर से टाइप करने में बिताया जाता है।

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हर व्यवसाय एक ऐसे स्तर पर मैनुअल डेटा मूवमेंट पर चलता है जिसकी किसी ने योजना नहीं बनाई — एक चालान को पढ़ना और उसे एक शीट में टाइप करना, एक व्हाट्सएप ऑर्डर को एक लाइन आइटम में बदलना, चालीसवीं बार वही उद्धरण उत्पन्न करना। यह उबाऊ, त्रुटि-प्रवण है और यह खराब तरीके से स्केल करता है। यह पूरी तरह से स्वचालित करने के लिए सबसे आसान चीज भी है।

यदि इनमें से कोई भी परिचित लगता है

कोई व्यक्ति सप्ताह में घंटों तक PDFs और तस्वीरों से डेटा को स्प्रेडशीट में टाइप करता है।

ऑर्डर व्हाट्सएप पर आते हैं और मैन्युअल रूप से फिर से दर्ज किए जाते हैं, साथ में अनिवार्य गलतियाँ।

उद्धरण और चालान हर बार हाथ से बनाए जाते हैं, असंगत रूप से।

महीने के अंत का समायोजन एक दो-दिन की घटना है जिसका कोई इंतजार नहीं करता।

back-office-automation.log
01 इनबॉक्स · 34 सप्लायर चालान · pdf + फोटो
02 निकालें · विक्रेता · तारीख · gst · लाइन आइटम · कुल
03 सत्यापित करें · 32 साफ · 2 झंडा (po mismatch)
04 लिखें · लेखांकन ✓ · इन्वेंटरी ✓ · ड्राइव ✓
05 व्हाट्सएप · 61 ऑर्डर पार्स किए गए → ऑर्डर रिकॉर्ड
06 समायोजन · 118 भुगतान मेल खा गए · 3 झंडा
07 मानव समय: 5 अपवादों पर 6 मिनट।
08
यह क्या करता है

पूरा काम संभालने के लिए बनाया गया, इसका डेमो नहीं।

दस्तावेज़ों को एक व्यक्ति की तरह पढ़ता है

चालान, बिल, रसीदें, खरीद आदेश, डिलीवरी नोट और हस्तलिखित फॉर्म — खराब फोन तस्वीरों सहित — जिनमें फ़ील्ड निकाले और सत्यापित किए गए हैं।

संदेश संरचित रिकॉर्ड बन जाते हैं

व्हाट्सएप या ईमेल के माध्यम से भेजे गए ऑर्डर और अनुरोध आपके सिस्टम में उचित प्रविष्टियों में पार्स किए जाते हैं, मात्रा, विविधताओं और डिलीवरी विवरण के साथ।

डॉक्यूमेंट्स मांग पर उत्पन्न होते हैं

उद्धरण, चालान, अनुबंध, रिपोर्ट और प्रमाणपत्र आपके टेम्पलेट से सही डेटा, संख्या और ब्रांडिंग के साथ उत्पन्न होते हैं, फिर स्वचालित रूप से भेजे जाते हैं।

अनुमोदन रूटिंग अंतर्निहित है

कोई भी सीमा से अधिक या नियमों के बाहर सही व्यक्ति के पास संदर्भ के साथ जाता है, और ट्रेल रिकॉर्ड किया जाता है।

जहां यह संबंधित है वहां फाइल किया गया

हर दस्तावेज़ को लगातार पुनः नामित किया गया और आपके ड्राइव या सिस्टम में सही फ़ोल्डर में संग्रहीत किया गया, ताकि बाद में इसे खोजना सेकंड में हो सके।

स्वचालित समायोजन

भुगतान चालानों से मेल खाते हैं, स्टॉक मूवमेंट ऑर्डर से मेल खाते हैं, विसंगतियों को प्रमाण के साथ झंडा लगाया जाता है।

यह कैसे चलता है

चार चरण, फिर यह आपके बिना चलता है।

  1. 01

    दस्तावेज़ आते हैं

    ईमेल अटैचमेंट, व्हाट्सएप फोटो, स्कैन अपलोड या एक देखी गई फ़ोल्डर — जो भी मार्ग वे पहले से लेते हैं।

  2. 02

    डेटा निकाला और जांचा जाता है

    फील्ड पढ़े जाते हैं, आपके नियमों और मौजूदा रिकॉर्ड के खिलाफ सत्यापित किए जाते हैं, और जो कुछ भी अनिश्चित है उसे झंडा लगाया जाता है न कि अनुमानित।

  3. 03

    सिस्टम अपडेट होते हैं

    लेखांकन, इन्वेंटरी, CRM और शीट्स स्वचालित रूप से लिखे जाते हैं, स्रोत दस्तावेज़ के साथ लिंक किया जाता है।

  4. 04

    अपवाद मानव तक पहुँचते हैं

    केवल वास्तविक किनारे के मामले किसी के कतार में आते हैं, कारण और दस्तावेज़ एक साथ होते हैं।

क्या बदलता है

यह लाइव होने के बाद

  • सप्ताह में डेटा प्रविष्टि के घंटों का पूरी तरह से गायब होना।
  • टाइपिंग त्रुटियाँ आपके खातों में फैलना बंद कर देती हैं
  • दस्तावेज़ खोजने योग्य होते हैं, बिखरे हुए नहीं
  • महीने के अंत में दो-दिन की घटना समाप्त हो जाती है
जोड़ता है

आपके द्वारा पहले से चलाए जा रहे उपकरणों के साथ काम करता है

हम आपके मौजूदा उपकरणों के चारों ओर बनाते हैं बजाय इसके कि आपको स्विच करने के लिए कहें। यदि इसमें एक एपीआई है, एक निर्यात या एक रिपोर्ट है जिसे हम एक शेड्यूल पर पढ़ सकते हैं, तो हम आमतौर पर इसे जोड़ सकते हैं।

Gmail / Outlook WhatsApp Google Drive लेखांकन सॉफ़्टवेयर इन्वेंटरी सिस्टम Sheets और Excel आपका CRM डेटाबेस
सवाल

दस्तावेज़ और बैक-ऑफिस स्वचालन के बारे में

अगर एक दस्तावेज़ खराब फोटो है तो क्या होगा?

आधुनिक निष्कर्षण खराब फोटो को अच्छी तरह से संभालता है, लेकिन कभी भी पूरी तरह से नहीं। आत्मविश्वास के थ्रेशोल्ड से नीचे कुछ भी त्वरित मानव जांच के लिए चिह्नित किया जाता है, न कि गलत तरीके से लिखा जाता है।

क्या यह मेरे लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ काम कर सकता है?

अधिकांश मामलों में हाँ, या तो इसके API के माध्यम से या आयात फ़ाइलों के माध्यम से। हम प्रतिबद्ध होने से पहले खोज के दौरान आपके विशिष्ट उपकरण की पुष्टि करते हैं।

यह कितना सटीक है?

सामान्य व्यावसायिक दस्तावेज़ों पर, निष्कर्षण अत्यधिक विश्वसनीय है - लेकिन हम अपवादों के लिए डिज़ाइन करते हैं, सत्यापन नियमों और मानव समीक्षा कतार के साथ ताकि त्रुटियाँ पकड़ी जाएँ न कि अवशोषित।

क्या हमारे डेटा की सुरक्षा है?

दस्तावेज़ उन सिस्टम और खातों के भीतर संसाधित होते हैं जिन पर आपका नियंत्रण होता है, पहुँच स्वचालन की आवश्यकता के अनुसार सीमित होती है। हम आपको ठीक से बताते हैं कि डेटा कहाँ जाता है इससे पहले कि हम निर्माण करें।

अक्सर इसके साथ बनाया जाता है

अगला कदम

क्या आप देखना चाहते हैं कि दस्तावेज़ और बैक-ऑफिस स्वचालन आपके लिए कैसा दिखेगा?

एक मुफ्त 30-मिनट की कॉल। हम आपकी प्रक्रिया को मैप करते हैं, आपको बताते हैं कि क्या यह सही पहला सिस्टम है, और यदि है तो आपको एक निश्चित मूल्य देते हैं।

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Atlas OpsoraTech सहायक